Entre les essayages, les rendez-vous avec les prestataires et la liste des invités, l'agenda de la future mariée se remplit vite. Trouver la bonne date pour son EVJF, c'est le premier cadeau que vous lui faites.
Combien de temps avant le mariage ?
La plupart des groupes organisent l'EVJF entre trois semaines et deux mois avant le mariage. C'est assez proche pour garder l'esprit de la fête, et assez loin pour laisser à la future mariée le temps de récupérer et de finir les préparatifs.
Évitez le dernier week-end avant le mariage. La fatigue, les derniers réglages avec les prestataires et le stress de la dernière ligne droite gâchent souvent la journée, et un coup de soleil ou une nuit blanche se voient sur les photos du mariage. À l'inverse, un EVJF organisé six mois avant perd un peu de son sens, sauf si le groupe ne peut vraiment pas se réunir à une autre période.
Quand commencer à organiser ?
Tout dépend de la formule choisie :
- Une journée sur place : deux mois suffisent en général.
- Un week-end avec hébergement : prévoyez trois à quatre mois.
- Un week-end en juin ou en septembre, ou un grand groupe : commencez six mois avant. Les maisons pouvant accueillir dix personnes ou plus partent très tôt.
Réservez en priorité ce qui est rare : l'hébergement, puis la sortie en mer, puis le restaurant du samedi soir. Le reste peut se décider plus tard.
Fixer la date sans froisser personne
Proposez trois dates possibles dans un sondage en ligne, et donnez une semaine pour répondre. Faites passer en premier les disponibilités de la future mariée, puis celles du cercle le plus proche : les témoins, les amis d'enfance, la famille proche. Il est rare qu'une date convienne à tout le monde. Mieux vaut trancher vite que de laisser la discussion traîner pendant des semaines.
Une fois la date choisie, annoncez-la tout de suite avec une première estimation du budget. Chacun peut ainsi poser ses congés et s'organiser.
Quelle saison choisir en Provence ?
Mai, juin et septembre sont les meilleurs mois. Il fait beau et chaud sans excès, la mer est agréable dès la mi-juin, et l'affluence reste raisonnable. C'est aussi la période la plus demandée : réservez tôt.
Juillet et août fonctionnent, avec trois contraintes : une forte chaleur l'après-midi, des prix plus élevés et un accès aux massifs qui peut être fermé en cas de risque d'incendie. À Avignon, le festival de juillet remplit la ville et fait grimper les prix des logements : sauf si le théâtre fait partie du programme, choisissez une autre période.
D'octobre à avril, la Provence reste une bonne destination pour un programme en ville à Marseille, Aix ou Avignon, avec des ateliers, des dégustations et des activités en intérieur. Les prix baissent nettement. Les baignades et les sorties en mer deviennent en revanche aléatoires.
Pensez au mistral
Ce vent du nord peut souffler fort plusieurs jours de suite, à toute saison. Il suffit à faire annuler une sortie en bateau ou en kayak, même par grand soleil. Demandez toujours au prestataire ses conditions d'annulation, et prévoyez une activité de remplacement à terre.
Tenir compte du calendrier de la mariée
Renseignez-vous discrètement sur ses rendez-vous importants : essayages de la robe, essai coiffure et maquillage, rendez-vous avec le traiteur. Un EVJF programmé juste après l'essai coiffure donne de belles photos. Un EVJF la veille d'un essayage, beaucoup moins.
Si vous préparez une surprise, c'est le futur époux ou la future épouse qui vous donnera les dates déjà bloquées. Pensez aussi aux amies qui ont de jeunes enfants : un week-end pendant les vacances scolaires peut les empêcher de venir, ou au contraire les arranger si elles peuvent confier les enfants.
Un EVJF en deux temps
Quand le cercle d'amies est large, beaucoup de groupes organisent deux moments : une soirée en ville avec les collègues et les amies plus éloignées, puis un week-end en Provence avec le cercle le plus proche. Chacune participe selon sa place, et la future mariée profite de tout le monde sans compromis.